SOLOK, METRO–Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Solok menggelar Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Kegiatan tersebut dibuka langsung Wakil Wali Kota Solok Ramadhani Kirana Putra
Wakil Wali Kota Solok Ramadhani menegaskan, Pemko Solok mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan urusan kearsipan. Hal itu di mulai dari pembinaan yang dilakukan, bimbingan teknis sampai kepada menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan yang terkait dengan kearsipan.
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis lanjutnya merupakan salah satu pokok yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara sebagai pencipta arsip termasuk Pemerintah Daerah. Sistem ini merupakan salah satu dari empat pedoman yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip dinamis. “Keberadaannya diperlukan sebagai pedoman para pengelola arsip dalam memberikan layanan akses terhadap arsip dinamis” ujar Ramadhani.
Ramadhani mengakui pemahaman dan kepedulian akan aturan kearsipan oleh OPD masih kurang dan perlu menjadi perhatian kita bersama. Dan ini harus menjadi perhatian karena pemerintahan yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan yang tercermin dari penataan dan pengelolaan arsip yang tertib, baik dan benar.
Dia menegaskan agar seluruh OPD dapat mengelola arsip dengan baik, tertib dan benar. Seluruh OPD benar-benar memberikan perhatian yang serius dalam hal pengelolaan dan penyelamatan arsip ini.
Sebab melalui pengelolaan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip yang baik dan benar akan dapat diketahui lebih cepat dan lebih awal terhadap kelemahan dan kekurangan dalam penyelenggaraan kearsipan.
Kegiatan ini untuk menjamin ketersediaan informasi guna meningkatkan kapasitas dan kemampuan aparatur dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang akuntabel dan bertanggung jawab. Selain itu menjamin tertibnya penyusunan arsip yang dilakukan pemerintah kota solok dan menjamin perlindungan, keselamatan, keamanan dan ketersediaan arsip yang autentik dan utuh pada pemerintah kota solok serta meningkatkan kesadaran dan komitmen beraama akan pentingnya arsip.
Sedangkan materi yang akan dibahas dalam workshop tersebut meliputi penyusunan draft jadwal retensi arsip untuk 16 urusan, penyusunan draft sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, metode pengajaran penyusunan JRA dan SKKAD dengan Materi dan tanya jawab. (vko)