WAKO Pariaman H Genius Umar menyatakan, pengelolaan dokumen atau arsip merupakan langkah awal dalam membangun sistem informasi untuk mendukung pemerintah untuk meningkatkan efisiensi kerja.
“Di lingkungan pemerintahan arsip merupakan dokumen penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta pembangunan selanjutnya,” kata Walikota Pariaman Genius Umar, kemarin.
Permasalahan yang pada umumnya dialami oleh setiap pencipta/pengelola arsip di Instansi Pemerintah adalah, menghadapi jumlah arsip yang bertambah secara terus menerus hingga terjadi penumpukan arsip yang mengganggu suasana ruang kerja maupun memenuhi gudang penyimpanan arsip.
“Agar keberadaan arsip benar-benar dapat berfungsi dengan baik, maka perlu dikelola dengan manajemen kearsipan yang baik pula. Misalnya, bila suatu saat dibutuhkan, maka dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali,” ujarnya.
Dijelaskan Genius, pengelolaan arsip yang benar dan tertib itu, mulai dari tata cara pengelolaan, penataan, penyelamatan dan penyusutan arsip. Oleh karena itu harus ada pendekatan yang persuasif, agar masing masing OPD dapat mengelola arsip dengan baik.
Ia berharap agar pengelolaan arsip Kota Pariaman dapat tertata dengan baik, terutama pada tata kelola kearsipan sendiri, maupun penentuan jangka waktu simpan arsip yang tepat pada OPD masing masing.
Sementara itu, Kabag Perpustakaan dan Kearsipan Setdako Pariaman, Nen Marni mengaku bagian kearsiapan masih tergolong baru karna baru terbentuk pada tahun 2017 oleh karena itu Ia terus berbenah agar arsip tertata dengan baik seperti perangkat-perangkat aturan tentang kearsipan, melakukan sosialisasi serta bimtek kearsipan.
“Walaupun bagian kearsipan kita masih dalam tergabung dalam sekretariat Kota Pariaman, kita harus berjuang dengan keras agar masing-masing OPD lebih memahami pengelolaan arsip,” ungkapnya.
Langkah lebih lanjut Nen Marni menawarkan pola untuk tahun 2018 ini benahi arsip aktif seperti surat masuk dan surat keluar yang ada pada bidang dan sekretariat masing-masing OPD terlebih dahulu.
“Seperti mengadakan kegiatan bimtek nanti ada surat keluar untuk narasumber,peserta lalu ada telaah staf yang di acc, daftar hadir dan dokumen pendukung lainnya yang berhubungan dengan kegiatan tersebut itu dimasukan dalam satu berkas/file dan jangan dipisah, sehingga informasinya menyatu pada satu pokok permasalahan,” jelasnya.
Ia menuturkan, semua sudah diatur dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan serta ditindaklanjuti oleh perwako Pariaman tahun 2018 tentang penyelenggaraan kearsipan dilingkungan pemerintah Kota Pariaman. (efa)