PADANG, METRO–Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) hadir merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Kepala Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Barat (Sumbar), Barlius mengatakan aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah.
Srikandi aplikasi umum pertama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Srikandi.
“Aplikasi ini inovasi di bidang kearsipan bertujuan mendigitalisasi pengarsipan surat. Selama ini, jamak diketahui ciri khas kantor pemerintahan adalah banyaknya arsip dan dokumen manual yang bertumpuk dan membutuhkan tempat,” terang Barlius saat kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Penggunaan Aplikasi Srikandi bagi Konseptor, Verifikator dan Pengelola Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Pendidikan, Cabang Dinas, SMA, SMK, dan SLB Negeri se- Kota Padang, Selasa (12/11) di Padang.
Arsip- arsip ini terangnya, tidak dapat dimusnahkan karena terkait regulasi jangka waktu pemusnahan arsip. Arsip manual tersebut juga beresiko sulit ditelusuri, karena selain memakan waktu, ketahanan arsip kertas tersebut juga relatif rentan.
Pemprov Sumbar sudah menerapkan pemakaian aplikasi Srikandi, yang ditandai dengan Surat Edaran (SE) Gubernur Sumbar Nomor 127 /Ed/Gsb-2023 tanggal 28 Juli 2023 tentang Penerapan Aplikasi Srikandi di lingkungan Pemprov Sumbar. Dalam SE tersebut disebutkan, terhitung mulai 1 September 2023 semua perangkat daerah di Pemprov Sumbar telah menggunakan aplikasi Srikandi dan tidak lagi membuat dan menerima surat tertulis menggunakan kertas.
Hal ini sesuai salah satu tujuan digitalisasi yaitu paperless yang nantinya akan berdampak pada penghematan penggunaan kertas dan alat tulis kantor.
Dinas Pendidikan Provinsi Sumbar turut berbenah dan segera menggunakan aplikasi ini. Pelatihan penggunaan Srikandi dilakukan sejak Oktober 2023 dengan mengundang Kepala Tata Usaha dan Konseptor pada Cabang Dinas Pendidikan untuk meneruskan penerapan dan penggunaan aplikasi Srikandi ini kepada satuan pendidikan di wilayah kewenangan masing-masing.
Saat ini Dinas Pendidikan mempunyai 8 Cabang Dinas Pendidikan yang mengelola SMA, SMK dan SLB di wilayah kewenangan masing-masing. Hingga saat ini tercatat 742 sekolah negeri maupun swasta yang berada dalam kewenangan Dinas Pendidikan Provinsi Sumbar.
“Dengan jumlah ASN lebih kurang 12.000 orang. Dengan kuantitas sekolah dan ASN yang dikelola tentunya berbanding lurus dengan kuantitas dokumen yang dibuat dan diarsipkan. Sehingga sangat diharapkan adanya perubahan besar diterapkannya aplikasi ini,” harapnya.
Di lingkungan internal kantor Dinas Pendidikan Sumbar, penggunaan Srikandi sudah optimal. Saat ini semua ASN di lingkungan kantor Dinas Pendidikan sudah didaftarkan sebagai user Srikandi sehingga semua ASN bisa membuat naskah surat di aplikasi tersebut.
Surat kedinasan sudah dibuat dan diarsipkan dalam Aplikasi Srikandi, dampaknya sangat terasa dengan memangkas waktu penerbitan dan pengiriman surat serta penghematan pemakaian kertas,” terangnya.
Sebagai perbandingan, pada pembuatan surat secara manual, satu naskah harus dicetak dua rangkap untuk arsip dan naskah yang akan dikirim. Sedangkan dengan aplikasi Srikandi, pembuatan naskah surat langsung dari aplikasi dan bisa diperiksa pejabat berwenang tanpa harus dicetak.
Sementara dari segi waktu, proses pembuatan surat manual butuh waktu relatif lama untuk pemeriksaan naskah surat yang dibuat, karena jika pejabat berwenang tidak ditempat, maka surat tersebut tidak bisa diproses sampai yang bersangkutan kembali ke kantor.
Namun dengan aplikasi Srikandi, pejabat berwenang bisa mengakses dan menyetujui dan menandatangani naskah surat secara digital melalui aplikasi Srikandi di ponsel masing-masing, penomoran surat dilakukan secara otomatis. Kemudian langsung dikirim ke instansi yang dituju secara realtime.
Tentu hal ini sangat menghemat waktu dan mempercepat proses korespondensi. Surat -surat tersebut tersimpan secara digital sehingga mudah diakses jika diperlukan pengklasifikasian dan penelusuran. Dinas Pendidikan telah mengoptimalkan pemakaian Aplikasi Srikandi di semua SMA, SMK dan SLB negeri dan swasta se-Sumbar.
Sebelumnya sosialiasi penerapan Srikandi sudah dilaksanakan oleh Tim Admin Srikandi Dinas Pendidikan berkolaborasi dengan Tim Admin Srikandi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumbar ke Sekolah-sekolah di Kabupaten/ Kota melalui koordinasi Cabang Dinas Pendidikan. Sosialiasi tersebut ditindaklanjuti dengan bimtek yang dilaksanakan pada hari ini.
Bimtek menghadirkan narasumber, Romy Zulfi Yandra, S.Kom, MM (Arsiparis Ahli Madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumbar). (fan)